Dezvoltarea de sisteme informatice în domeniul evidenței și managementului documentelor notariale (curente și/sau din arhivă) este una din competențele noastre.

La modul general, documentele reprezintă un factor comun pentru un notariat. Fie că sunt în format fizic, optic(digital) sau într-o evidență electronică, acestea trebuie păstrate cu scop de mărturie sau de informare cu privire la activitatea unui Notariat. În acest context, nu doar arhivarea fizică a documentelor ridică probleme, ci și gestionarea lor în activitățile zilnice.

EMSIS - NOTARIAT este un sistem informatic complex de evidență electronică a documentelor care cuprinde o componentă hardware și o componentă software de aplicație.

EMSIS - NOTARIAT este un sistem informatic pentru managementul documentelor curente și din fondul arhivistic care poate fi folosit de la :
- evidența electronică a documentelor curente până la evidența electronică a documentelor din arhivă;
- înregistrarea simplă a documentelor curente sau din arhivă până la înregistrarea acestora cu fișier digital;
- accesul uniuser cu un singur nivel până la acces multiuser cu minim 6 nivele de acces;
- un sigur calculator tip PC până la un număr nedeterminat de calculatoare cu un server dedicat;
- calculatorul simplu de tip PC până la gadgeturi mobile (telefoane, tablete, laptopuri, etc.).

Componenta hardware va fi dimensionată și configurată în funcție de tipurile de instalare și de funcționare a componentei software de aplicație.

Componenta software de aplicație permite funcționarea lui fie pe un singur calculator al unui deținător de fond de documente, fie într-o rețea internă a unui deținător al unui fond de documente (gestionat de un server și un număr nedeterminat de calculatoare) sau fie prin funcționarea on-line într-un Centru de Date (gestionat de un server de capacitate mare și folosirea lui în mod direct de către un număr nedeterminat de deținători ai unor fonduri de documente). Prin toate aceste tipuri de instalare și funcționare se asigură o siguranță și o confidențialitate care se apropie de 99%.

Componenta software de aplicație a fost realizata în conformitate cu dispozițiile legale în acest moment, privind evidența documentelor și arhivarea electronică a lor.

Sistemul informatic EMSIS - NOTARIAT a fost creat pentru evidența electronică a documentelor curente și/sau din fondul arhivistic cu volume mari de înregistrări (documente). El a fost testat pe o baza de date care conținea peste 2.000.000 de înregistrări (un document = o înregistrare; un document poate conține de la o pagină la un număr nelimitat de pagini). Acest sistem informatic ușurează evidența și căutările documentelor curente care, ulterior, vor fi trecute automat sau într-un regim semi-automat, în arhivă. Pentru documentele curente numărul de înregistrare este alocat automat începând cu numărul 1 pentru fiecare an calendaristic. Dar poate fi folosit, exclusiv pentru evidența documentelor din fondul arhivistic cu deosebirea că pentru documentele din arhivă numărul de înregistrare trebuie introdus manual în conformitate cu cel înscris pe documentul fizic.

Sistemul informatic EMSIS - NOTARIAT asigură accesul distribuit al utilizatorilor pe nivele de acces și după criterii de confidențialitate astfel încât fiecare utilizator are la dispoziție numai acele opțiuni stabilite de către deținătorul fondului de documente curente sau din arhivă și are acces doar la documentele pe care are voie să le studieze din punct de vedere organizatoric. Documentele sunt protejate la accesul neautorizat prin existența datelor personale de utilizare(cheie utilizator) și a parolelor individualizate. Deasemenea, sistemul permite monitorizarea (acțiunea, cine a executat-o și când) oricărei mișcări de adăugare, de modificare și de ștergere prin accesul simplu la istoricul documentului și la fișa acestuia.

Documentele incluse în evidența asigurată de sistemul informatic EMSIS - NOTARIAT vor fi încărcate în baze de date și ulterior afișate în formatul PDF(portable data format). Acest format care permite vizalizarea, tipărirea și/sau salvarea documentelor din sistem. Pentru a beneficia de facilitățile maxime ale acestui sistem informatic documentele trebuie supuse unei operațiuni de scanare pentru aducerea lor în formatul PDF. Ulterior, documentele vor fi încărcate într-o bază de date și li se vor atașa toate elementele de identificare, proprietățile lor și inclusiv amplasamentul lor fizic, astfel încât operațiunea de căutare (electronică sau fizică) să fie cât mai facilă.

Cu ajutorul sistemului informatic EMSIS - NOTARIAT se pot realiza căutări exhaustive ale documentelor pentru absolut toate elementele de identificare, proprietățile lor și inclusiv pentru locația fizică în conformitate cu înregistrările din toate bazele de date. Acest sistem nu folosește căutările în metadate (cuvinte cheie ante-stabilite). Întrebuințarea metadatelor îngreunează procesul de căutare și nu asigură exhaustivitatea acestui proces (căutarea peste tot în bazele de date). Utilizatorii sistemului beneficieză de răspunsuri rapide și eficiente in căutări. Sistemul informatic EMSIS - NOTARIAT facilitează găsirea documentelor căutând direct în bazele de date chiar și după frânturi de cuvinte, iar afișarea se realizează instantaneu. Nu în ultimul rând, cu sistemul informatic EMSIS - NOTARIAT se poate realiza sortarea instantanee a documentelor după coloanele tabelelor afișate în intefața acestuia.

Avantajele aplicației software de evidenta electronică a documentelor - EMSIS - NOTARIAT:
- suport electronic puternic și unitar al documentelor, indiferent de format sau sursă;
- ușurează utilizarea în mod eficient a documentelor;
- facilitează administrarea directă și oportună a documentelor;
- evită riscul apariției blocajelor în activitatea de zi cu zi;
- realizează un flux informațional performant intern și extern;
- evită pierderile economice determinate de necorelarea informațională;
- vă protejază documentele fără riscul sustragerii sau rătăcirii acestora;
- reduce substanțial costurile de înmagazinare și de întreținere a arhivelor;
- asigură implementarea ultimelor noutăți în materie de programare;

Cum procedăm

Din experiența noastră, vă punem la dispoziție, în primul rând, o metodă eficientă de arhivare optică(digitală) a documentelor (cea mai simplă formă de arhivare) care, prin scanare, substituie formatul imagine electronică, formularului tradițional pe hârtie. Prin arhivarea optică(digitală) devine simpla stocarea informației (inclusiv arhiva de documente scrise), de pe clasica hârtie, pe un suport magneto-optic (de tip CD, DVD și/sau HDD extern) și scad substanțial costurile de înmagazinare, pe termen lung.

La pasul următor, vă propunem formula profesională de cea mai înaltă calitate, evidența electronică a documentelor prin sistemului informatic EMSIS - NOTARIAT realizată prin conversia arhivei optice într-un format electronic complex pentru informațiile de interes. Acest pas asigură organizarea superioară a infomațiilor prin intermediul bazelor de date relaționate și care vă permite o eficiență sporită a utilizării informațiilor din arhivele optice.

Pentru utilizarea software-ului de aplicație privind evidența electronică a documentelor EMSIS Documnete, în licență închiriată, cu baze de date vă propunem pachetul EMSIS - NOTARIAT LICENȚĂ cu următoarea ofertă:

Vezi ofertă de preț - EMSIS - NOTARIAT LICENȚĂ

În preț sunt cuprinse:
- inregistrarea domeniului «nume_ales.ro»;
- realizarea modificărilor și postarea software-ului de aplicație EMSIS, personalizat;
- găzduirea software-ului de aplicație, EMSIS în toată perioada derulării contractului, pe serverele noastre;
- administrarea software-ului de aplicație EMSIS cu un număr nelimitat de intervenții pe lună;
- asigurarea securității întrebuințării software-ului de aplicație EMSIS de către un număr stabilit de utilizatori;
- suportul tehnic necesar pe toată perioada derulării contractului.

Înregistrarea domeniului «nume_ales.ro» revine în sarcina noastră iar beneficiarul va fi proprietar de drept al domeniului după expirarea contractului de minim cinci ani.

ATENȚIE ! În oferta de preț pentru pachetul EMSIS - NOTARIAT LICENȚĂ nu sunt incluse operațiunile de scanare a documentelor, tehnoredactare a imaginilor și nici de introducerea datelor. Prețul se referă doar la dreptul de utilizare a programului software de aplicație, EMSIS - NOTARIAT.