La modul general, dosarele de la instanta, documentele si calendarul zilnic reprezinta un factor comun pentru orice entitate de tip casa de avocatura sau avocat independent. Fie ca sunt in format fizic, digital sau intr-o evidenta electronica, acestea trebuie pastrate cu scop de marturie sau de informare cu privire la activitatea desfasurata. In acest context, nu doar pastrarea fizică a dosarelor si a documentelor ridica probleme, ci si gestionarea lor in activitatile zilnice.

Sistemul informatic EMSIS - Avocat nu este un simplu software de aplicatie. El este un sistem informatic complex pentru evidenta electronica a dosarelor, a documentelor precum si pentru organizarea pe zile si ore a calendarului de activitati, care ofera:
• posibilitatea intrebuintarii de pe orice dispozitiv mobil si/sau de pe orice calculator stationar fara server sau pe un numar nedeterminat de dispozitive mobile si/sau de calculatoare stationare cu un server;
• accesul operativ, oportun si nemijlocit la documentatia procesuala sau la calendarul zilnic, pe ore, al activitatilor desfasurate, in curs sau planificate;
• folosinta de catre un avocat independent dar si de catre o entitate de tip casa de avocatura;
• gestionarea simpla si accesul rapid la dosare si/sau documente cu sau fara fișier digital în format PDF (portable document format) pe clienti, pe materii si stadii procesuale cu organizarea acestora in componenta curenta si in arhiva;
• utilizarea si accesul partajat, de la un sigur nivel pana la maxim 6 nivele astfel incat se pot urmari cu usurinta evolutia si stadiul dosarelor pe materii si activitati desfasurate, in curs sau planificate. In cazul entitatii de tip casa de avocatura se pot urmari toate dosarele in evolutia lor si toate activitatile desfasutate, in curs sau planificate de catre subordonati, cu pastrarea confidentialitatii intre diferite compartimente si/sau subordonati din cadrul aceleiasi entitati;
• stocarea electronica, in baze de date, a dosarelor si/sau documentelor procedurale sub forma scanata si mai apoi pastrarea lor intr-o arhiva electronica.

Sistemul informatic EMSIS - Avocat este alcatuit dintr-o componenta hardware si o componenta software de aplicatie web

Componenta software de aplicatie web permite functionarea lui fie pe un singur calculator, fie intr-o retea interna (gestionata de un server si un număr nedeterminat de calculatoare) sau fie printr-un Centru de Date (gestionat de un server de mare capacitate folosit in mod direct de catre un numar nedeterminat de utilizatori). Toate aceste tipuri de instalare si de functionare au inglobata tehnologia de ultima generatie, astfel incat aplicatia web poate fi utilizata de pe orice tip de dispozitiv mobil. Acest sistem modern ofera o confidentialitate si o siguranta maxima.

Componenta hardware va fi dimensionata si configurata in functie de tipul de instalare si de functionare solicitat al componentei software de aplicatie web.

Sistemul informatic EMSIS - Avocat a fost creeat pentru volume mari de inregistrari (dosare, documente, activitati). El a fost testat pe o baza de date care continea 2.500.000 de inregistrari (un dosar, un document sau o activitate = o inregistrare; un document poate contine de la o pagina la un numar de maxim 300 de pagini; un dosar poate contine de la o pagina la un numar de maxim 300 de pagini).

Sistemul informatic EMSIS - Avocat a fost creat pentru evidenta electronica a dosarelor si documentelor curente sau din arhiva. El usureaza si evidenta sau gestionarea dosarelor si a documentelor curente care ulterior vor fi trecute intr-un regim semi-automat, in arhiva. In conformitate cu normele legale in acest moment, pentru toate documentele curente (intrate, iesite ori pentru uz intern) numarul de inregistrare este unic si alocat automat incepând cu numarul 1 pentru fiecare an calendaristic.

Sistemul informatic EMSIS - Avocat asigura accesul distribuit al utilizatorilor pe nivele de acces si dupa criterii de confidentialitate, astfel incat fiecare utilizator are la dispozitie numai acele optiuni stabilite de catre detinatorul dosarelor si/sau a documentelor. Utilizatorul are acces, din punct de vedere organizatoric, doar la dosarele si documentele pe care are voie sa le studieze. Prestabilite sunt: nivelul Manager, (casa de avocatura, avocat independent), nivelul Registratura, nivelul Arhiva, nivelul Utilizator (avocat subordonat) si nivelul Adminstrator. Dosarele si documentele curente sau din arhiva, incluse in evidenta electronica asigurata de Sistemul informatic EMSIS - Avocat vor fi incarcate in baze de date si ulterior afisate in format PDF(portable document format) care permite tiparirea sau salvarea acestora.

Pentru a beneficia de facilitatile maxime ale sistemului, documentele din dosare pot fi supuse unei operatiuni de scanare pentru aducerea lor in formatul electronic PDF. Ulterior, documentele pot fi incarcate intr-o baza de date. Acestora li se pot atasa toate elementele de identificare, proprietatile lor si, inclusiv, amplasamentul fizic din locul stabilit ca depozit, astfel incat operatiunea de cautare (electronica sau fizica) sa fie cat mai facila.

Sistemului informatic EMSIS - Avocat pune la dispozitie editarea, salvarea si tiparirea documentelor de evidenta curenta si arhivistica (Registrul dosarelor curente, Registrul dosarelor din arhiva, Registrul documentelor curente, Registrul documentelor din arhiva etc.).

Cu ajutorul Sistemului informatic EMSIS - Avocat se pot realiza cautari ale dosarelor, ale documentelor si ale activitatilor, pentru absolut toate elementele de identificare, proprietatile lor si inclusiv pentru locatia fizica in conformitate cu inregistrarile din bazele de date. Acest sistem nu foloseste cautarile in metadate (cuvinte cheie prestabilite). Intrebuintarea metadatelor ingreuneaza procesul de cautare si nu asigura exhaustivitatea acestui proces (cautarea peste tot in baza de date). Sistemul informatic EMSIS - Avocat faciliteaza gasirea documentelor cautand direct in bazele de date chiar si dupa franturi de cuvinte, iar afisarea se realizeaza instantaneu.

Nu in ultimul rand, cu sistemul informatic EMSIS - Avocat se pot realiza sortari instantanee ale dosarelor, ale documentelor si ale activitatilor dupa coloanele tabelelor afisate in intefetele acestuia.

• Dosare si documente curente -> dosare si documente in arhiva. Dosarele si documentele curente sunt acele documentele inregistrate in anul curent, inainte de a fi trecute in arhiva, conform legislatiei actuale. In arhiva vor fi trecute dosarele si documente curente odata cu finalizarea dosarului indiferent de anul constituirii acestuia;
• Un document curent = o inregistrare = un numar unic din anul curent. Inregistrarea documentelor se va face conform Ordinului 217/1996 Arhivele Nationale Cap.II art.8 “ Creatorii de documente sunt obligati sa inregistreze toate documentele intrate, iesite ori intocmite pentru uz intern ”;
• Documentele apartin unui singur dosar de la momentul inregistrarii lor;
• Dosarele vor fi create de catre sefii entitatilor (casa de avocatura, avocat indepenedent) sau de catre o singura persoana desemnata (din cadrul Registraturii) in cadrul entitatii respective sub directa indrumare a sefului de entitate;
• Dosarele vor contine un numar de documente insumand cel mult 300 de file, conform Ordinului 217/1996 Arhivele Nationale Cap.II, subtitlul B.Gruparea documentelor in dosare, art.17, pct.4 “ dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 250 – 300 file; in cazul depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar ”;
• “Intr-un dosar se grupeaza documente referitoare la aceeasi problema, cu acelasi termen de pastrare. In cazul acelorasi genuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si, respectiv, cu termene de pastrare diferite se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. ”, conform Ordinului 217/1996 Arhivele Nationale Cap.II, subtitlul B.Gruparea documentelor in dosare, art.11;
• Aranjarea pe incaperi, fisete/rastele, rafturi si cutie a fiecarui dosar este un alt atribut al sefului entitatii dar nu este obligatoriu. S-a folosit sintagma “cutie” pentru denumirea bibliorafturilor avandu-se in vedere simplitatea cuvantului; Organizarea documentelor in dosare va coincide cu cea din arhiva, modificandu-se ulterior doar incaperea, rastelul, raftul si cutia fizica din spatiile de arhivare, daca este cazul;
• Prin sintagma de “ activitati ” desfasurate, curente si programate se intelege orice sedinta de instanta, de parchet, precum si orice alte activitati ce ocupa timpul astfel incat calendarul zilnic pe ore sa fie precis, fara suprapuneri si usor de intrebuintat;
• Utilizare:
o - nivel Manager Entitate (casa de avocatura, avocat independent) – poate vizualiza, adauga, modifica si sterge dosare curente sau din arhiva – poate vizualiza, adauga, modifica si sterge documente curente si din arhiva cu sau fara documente digitale (PDF) la orice avocat subordonat – poate vizualiza, adauga, modifica si sterge activitatile curente sau planificate la orice avocat subordonat;
o - nivel Registratura – poate adauga, modifica si sterge dosare curente la orice subordonat al entitatii – poate adauga, modifica si sterge documente curente la orice subordonat al entitatii – poate tipari Registrul dosare curente si Registrul documente curente in totalitate sau pe fiecare luna in parte;
o - nivel Arhiva – poate gestiona dosarele din arhiva, inclusiv dupa locatia fizica, – nu poate sa stearga nimic – poate edita si tipari Registrul dosare din arhiva si Registrul documente din arhiva – poate edita si tipari Inventarul anual;
o - nivel Utilizator (avocat subordonat) – poate vizualiza dosarele curente de care raspunde – poate vizualiza, adauga, modifica si sterge toate inregistrarile documentelor curente inclusiv documentele digitale (PDF) numai pentru dosarele de care raspunde sau conform cu raspunderile acordare de catre Manager – poate vizualiza, adauga, modifica si sterge activitatile proprii, curente sau planificate;
o - nivel Administrator – poate face adaugari, modificari si stergeri la documentele sau dosarele curente si din arhivă – poate face adaugari, modificari si stergeri la toate nomenclatoarele intrebuinatate in sistem – poate face adaugari, modificari si stergeri la datele de acces ale utilizatorilor – are drepturi depline in sistem;
o - se pot face modificari personalizate la orice nivel, in functie de solicitare.
• Fiecare nivel are un numar nedeterminat de username–uri cu parola aferenta. Atentie! Pentru a se mari siguranta sistemului, user–ul, parola si alte proprietati nu pot fi schimbate decat de catre Administrator;
• Fiecare utilizator, indiferent de nivel, are acces deplin la cautari si sortari. Accesul la dosare si la documentele digitale (PDF) va fi permis, in functie de raspunderea acordata de Manager (pentru dosarele si documentele curente si din arhiva) si de interfata sistemului pe care o utilizeaza.

 

Cum procedăm

Pentru utilizarea sistemului informatic EMSIS - Avocat, in licenta inchiriata, cu baze de date va propunem pachetul EMSIS AVOCAT LICENTA cu urmatoarea oferta:

Vezi oferta de pret - EMSIS AVOCAT LICENTA

In pret sunt cuprinse:
- inregistrarea domeniului «nume_ales.ro»;
- realizarea modificarilor si implementarea sistemului informatic EMSIS - Avocat, personalizat;
- administrarea sistemului informatic EMSIS - Avocat cu un numar nelimitat de interventii pe luna;
- asigurarea securitatii intrebuintarii sistemului informatic EMSIS - Avocat de catre un numar stabilit de utilizatori;
- pastrarea confidentialitatii datelor, informatiilor si documentelor;
- suportul tehnic necesar pe toata perioada derularii contractului.

Inregistrarea domeniului «nume_ales.ro» revine in sarcina noastra iar beneficiarul va fi proprietar de drept al domeniului dupa expirarea contractului de minim cinci ani.

ATENTIE ! In oferta de pret pentru pachetul EMSIS AVOCAT LICENTA nu sunt incluse operatiunile de scanare a documentelor, tehnoredactare a imaginilor si nici de introducerea datelor specifice a dosarelor, a documentelor sau a activitatilor. Pretul se refera doar la dreptul de utilizare a sistemului informatic EMSIS - Avocat.